Cómo adaptarte a VeriFactu paso a paso (psicólogos)

Sobre VeriFactu se ha escrito mucho del cuándo y poquísimo del cómo. Y el cuándo, a estas alturas, ya está claro: si eres autónoma, tu fecha es el 1 de julio de 2027. Lo que casi nadie cuenta es lo que de verdad quiere saber quien tiene una consulta abierta: qué va a cambiar el lunes que esto se active, cuántas cosas tengo que tocar yo y cuántas hace el programa.

Esa es la guía que falta, y es la que vas a leer aquí: el proceso completo de adaptación, paso a paso, contado desde dentro de un software que ya lo tiene construido. Si vienes con dudas sobre fechas y obligaciones, empieza por nuestra guía general de VeriFactu para psicólogos y por los mitos que siguen circulando. Esto es el siguiente capítulo.

Adaptarse a VeriFactu no es aprender un sistema nuevo. Es dedicar diez minutos a dejar cuatro datos en su sitio y que el programa haga el resto sin que cambie tu forma de trabajar.

Qué cambia realmente en tu día a día

El Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de sistemas informáticos de facturación, no regula cómo trabajas tú: regula cómo se comporta tu software. Traducido a la mesa de una consulta, el cambio se resume en tres cosas.

Antes	Con VeriFactu
Emites la factura y ahí se queda	Al marcarla como definitiva, se genera un registro de facturación que se remite a la Agencia Tributaria
El PDF es un documento cualquiera	El PDF lleva código QR y puede verificarse
Una factura mal puesta se edita o se borra	Una factura emitida es inmutable: se corrige con una rectificativa

Fuente: Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024, que desarrolla las especificaciones técnicas.

Fíjate en lo que no hay en esa tabla: nada sobre tu IVA, nada sobre tus tarifas, nada sobre cuántas facturas emites. La exención sanitaria del artículo 20.Uno.3º de la Ley 37/1992 sigue exactamente igual. VeriFactu no te mete en el IVA ni te saca de él.

Paso 1: tus datos fiscales y tu provincia

Aquí está el 80 % del trabajo, y es un formulario.

Para emitir un registro de facturación válido hacen falta tus datos completos como emisora: nombre o razón social, NIF, dirección, código postal, ciudad y provincia. Muchas consultas facturan hoy con parte de eso a medias —el código postal sin poner, la provincia escrita a mano de tres maneras distintas— y eso, que hoy no rompe nada, el día del cambio sí bloquea.

En Onera esto se resuelve en un asistente que aparece al entrar y que se puede dejar a medias y retomar:

El asistente de preparación, reconstruido aquí tal y como aparece en la aplicación. Dos pasos, y si lo dejas hecho hoy el día del corte no tienes que hacer nada.

La provincia no es un dato de relleno: determina qué normativa te aplica. Y esto es lo que peor se explica en todas partes.

Domicilio fiscal	Sistema que te obliga
Territorio común (incluidas Canarias, Ceuta y Melilla)	VeriFactu, ante la AEAT
Álava, Bizkaia y Gipuzkoa	TicketBAI, ante tu diputación foral
Navarra	Régimen foral propio, sistema todavía sin publicar

Fuente: Concierto Económico con la Comunidad Autónoma del País Vasco y normativa foral de TicketBAI de las tres diputaciones.

Esto no es una preferencia que se elija en un desplegable: si tu domicilio fiscal está en Bilbao, VeriFactu no es una opción para ti, y si un comercial te vende "VeriFactu" sin preguntarte dónde tributas, es que no sabe de lo que habla. Onera lo deriva solo del código postal y la provincia, y avisa cuando el régimen que te toca no es el que tienes configurado.

Paso 2: el certificado digital

Es la pieza que más pereza da y la que menos misterio tiene. El certificado digital es lo que firma el envío a Hacienda en tu nombre; sin él, el programa no puede remitir nada porque no puede acreditar que eres tú.

Se sube una vez, en formato .p12 o .pfx, con su contraseña. En Onera se guarda cifrado con tu clave maestra, igual que las historias clínicas: ni nosotros ni nadie con acceso al servidor puede leerlo. Y como los certificados caducan, el sistema guarda la fecha de caducidad y avisa antes de que se te pase.

Si tributas en territorio foral, este paso directamente no existe para ti: en TicketBAI el certificado lo aporta el proveedor homologado.

Paso 3: las direcciones de tus pacientes

Este es el que se subestima y el que más trabajo da, así que mejor empezarlo pronto.

El Reglamento de facturación exige que la factura identifique al destinatario con su domicilio. Hoy muchas consultas facturan con el nombre y poco más, y funciona. A partir del corte, no: harán falta dirección y código postal de cada paciente que reciba factura.

No es trabajo de una tarde, pero tampoco hay que hacerlo de golpe. Ve completando la ficha de cada paciente conforme pasen por consulta durante los meses previos y llegarás al cambio con la lista hecha.

Así queda el flujo completo de una factura

Con los tres pasos anteriores resueltos, esto es lo que ocurre sin que toques nada. El ejemplo es una sesión normal, de las que llenan una agenda cualquiera:

1. Creas la cita y eliges el servicio. En ese momento se genera el borrador de la factura con el concepto y el importe del servicio, asociada al paciente y al evento.
2. Si cobras online, se prepara automáticamente el enlace de pago de Stripe para esa factura, con antelación a la sesión. Cuando el paciente paga, la factura se marca como pagada sola.
3. Si es un bono, la primera sesión genera la factura por el importe total del bono y las siguientes quedan cubiertas, sin factura nueva.
4. Revisas el borrador cuando te venga bien. Aquí sí puedes cambiar lo que quieras: concepto, importe, fechas, método de pago.
5. Marcas la factura como definitiva. Y aquí es donde pasa todo lo demás.

El listado de facturación: los borradores se han creado solos a partir de las citas, y arriba avisa de las pagadas que quedan por revisar. Fíjate en que los borradores todavía no tienen número de factura.

Al marcarla como definitiva, el programa hace en un par de segundos una secuencia que conviene conocer aunque nunca vayas a verla:

• Toma el siguiente número de tu serie de numeración, sin huecos.
• Calcula la huella (el hash) del registro, encadenándola con la de la factura anterior. Esa cadena es lo que hace que no se pueda colar ni borrar una factura por el medio sin que se note.
• Construye el XML del registro de facturación con el desglose de bases y tipos, lo firma con tu certificado y lo remite a la AEAT.
• Recibe la respuesta y guarda el CSV (el código seguro de verificación) que devuelve Hacienda.
• Genera el PDF definitivo con el código QR de verificación y lo archiva.

Tú ves un mensaje que dice "Factura cerrada y registrada correctamente". Eso es todo lo que tienes que ver.

Cómo queda la factura por fuera

La diferencia visible para tu paciente es un cuadradito negro en la esquina.

La factura definitiva: número, fechas, emisor y receptor completos, el desglose y el QR arriba a la derecha con su leyenda de verificación.

El QR lleva a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, donde cualquiera puede comprobar que esa factura existe y coincide con lo declarado, bajo la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT". Junto a él aparece el resto de lo de siempre: tus datos y los del paciente, los conceptos, la base imponible, el tipo aplicado y el total.

Si tus sesiones están exentas de IVA, la factura sigue saliendo al 0 % con la mención de la exención del artículo 20.Uno.3º. Onera la autocompleta, porque una factura exenta sin la mención legal de la exención está incompleta y es un fallo clásico. Lo contamos en detalle en la guía de cómo facturar sesiones de psicología y en el modelo de factura para psicólogos.

Cuando te equivocas: la rectificativa

Esta es la parte que más asusta y, bien resuelta, es la que menos debería.

A partir del cambio, una factura emitida no se puede editar ni borrar. Si pusiste 60 € donde eran 70, o el concepto está mal, o te equivocaste de paciente, el camino es emitir una factura rectificativa: un documento nuevo, con su propia numeración, que referencia a la original y explica qué se corrige.

El primer paso del asistente de rectificativa. Eliges qué corregir y el resto —motivo, tipo y numeración— viene detrás, en tres pasos más.

En la práctica son tres decisiones guiadas: qué corriges (importe, concepto, fechas o datos del cliente), por qué (el motivo es obligatorio) y si la rectificativa va por sustitución —reemplaza íntegramente a la original— o por diferencias, que solo declara la variación. Onera valida lo obvio antes de dejarte continuar: que haya al menos una corrección real, que no quede en cero, que exista la referencia a la factura original.

Es más rígido que borrar y volver a empezar, sí. También es exactamente el punto de la norma.

Series de numeración: estrenar 2027 limpio

Un detalle práctico que casi nadie menciona y que ahorra un dolor de cabeza.

El día que entras en el sistema de registro conviene estrenar serie de numeración. No porque la ley te obligue a elegir un formato concreto —puedes numerar como quieras—, sino porque mezclar en una misma serie facturas registradas y no registradas es la manera más fácil de acabar con un histórico confuso delante de una inspección o de tu gestoría.

Por eso Onera hace el corte el 1 de enero de 2027 en lugar de esperar al 1 de julio: estrenas ejercicio y serie a la vez, y tu facturación de 2027 entera juega con las mismas reglas. Tu obligación legal como autónoma sigue siendo julio; adelantarte seis meses no incumple nada y te evita partir el año en dos.

Lo que deberías exigirle a tu proveedor

Pongamos la parte incómoda encima de la mesa, porque de aquí a 2027 vas a recibir llamadas.

El reglamento no solo obliga a quien factura: obliga a quien fabrica el software a emitir una declaración responsable en la que consta qué sistema es, qué versión, quién lo produce y que cumple el reglamento. Es un documento público y verificable, y es el mejor filtro que tienes.

Pídele a tu proveedor su declaración responsable. Si no la tiene publicada, o si tarda una semana en encontrarla, ya sabes en qué punto de la adaptación está de verdad.

La nuestra está publicada y accesible en onera.es/declaracion-responsable-verifactu, con el nombre del sistema, su versión y la fecha. Los datos que viajan en cada registro de facturación son literalmente los mismos que figuran ahí, porque un sistema que declara una cosa y remite otra es justo lo que se mira cuando alguien mira.

Las otras dos preguntas que merece la pena hacer: qué pasa con tus facturas si te vas (si puedes descargarlas todas, con sus PDF, sin pedir permiso) y cuánto cuesta el módulo, porque algunos proveedores están anunciando la adaptación como un extra de pago. En Onera va incluido, y el histórico se exporta completo en ZIP o Excel, también al correo de tu gestoría, cuando te dé la gana.

Qué no se sabe todavía

Tres honestidades, que en este tema escasean:

• Cómo se va a inspeccionar esto en la práctica. El régimen sancionador existe en la Ley General Tributaria, pero no hay todavía recorrido real de actuaciones sobre consultas pequeñas. Quien te diga cuánto te van a multar se lo está inventando.
• Navarra. Tiene régimen foral propio y su sistema no estaba publicado al cierre de este artículo. Si tributas allí, consúltalo con tu gestoría antes de contratar nada.
• Si habrá otro aplazamiento. El calendario se ha movido tres veces, la última con el Real Decreto-ley 15/2025. Prepararse con calma protege de las dos cosas: de que se retrase otra vez y de que no se retrase.

Tu checklist para hoy

Cinco cosas, ninguna urgente, todas fáciles:

1. Completa tus datos fiscales, con la provincia bien puesta.
2. Localiza tu certificado digital y súbelo (o renuévalo si está a punto de caducar).
3. Empieza a completar la dirección de tus pacientes, uno por uno, según pasen por consulta.
4. Pide a tu proveedor su declaración responsable y pregunta si el módulo tiene coste.
5. Respira. Tu fecha es julio de 2027 y esto son diez minutos de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Qué tengo que hacer yo para adaptarme a VeriFactu?

Tres cosas, y ninguna lleva más de unos minutos: completar tus datos fiscales (nombre, NIF, dirección, código postal, ciudad y provincia), tener tu certificado digital disponible para que el programa pueda firmar el envío en tu nombre, e ir completando la dirección de tus pacientes en sus fichas, porque las facturas tendrán que llevarla. El resto —la huella, el envío, el código QR, la numeración— lo hace el software. Si tu programa te pide algo más que eso, pregunta por qué.

¿Necesito certificado digital para emitir facturas con VeriFactu?

Sí, si tu domicilio fiscal está en territorio común: el certificado es lo que firma el envío del registro de facturación a la Agencia Tributaria en tu nombre. Se sube una vez y el programa lo usa en cada factura. En Álava, Bizkaia y Gipuzkoa no aplica VeriFactu sino TicketBAI, y ahí el certificado lo aporta el proveedor homologado, así que no tienes que subir el tuyo.

¿Cambia algo para mis pacientes?

Prácticamente nada. Su factura seguirá llegando igual y por el mismo canal. Las dos diferencias visibles son que el documento llevará un código QR que permite verificarla, y que tendrá que aparecer su dirección fiscal completa, cosa que hoy muchas consultas no rellenan. Por eso conviene ir completando direcciones con calma durante los meses previos y no el día del cambio.

¿Y si me equivoco en una factura ya emitida?

Ya no se edita ni se borra: se corrige emitiendo una factura rectificativa, que es un documento nuevo que referencia al anterior. Eso es precisamente lo que persigue el reglamento, que ninguna factura emitida pueda desaparecer sin dejar rastro. Un buen programa te guía en ese proceso: eliges qué quieres corregir (importe, concepto, fechas o datos del cliente), indicas el motivo y genera la rectificativa con su numeración propia.

¿Por qué Onera hace el cambio el 1 de enero de 2027 si la ley me obliga en julio?

Porque cambiar de sistema de registro a mitad de ejercicio es peor que hacerlo en el corte natural del año. Emitiendo desde el 1 de enero estrenas serie de numeración con el ejercicio nuevo y no partes tu facturación de 2027 en dos mitades con reglas distintas. Tu obligación legal como autónoma sigue siendo el 1 de julio de 2027; adelantarse seis meses no incumple nada y evita el lío de la transición.

Conclusión

La adaptación a VeriFactu, contada sin ruido, cabe en una frase: rellena tus datos fiscales, sube tu certificado, completa las direcciones de tus pacientes y deja que el programa haga el resto. Todo lo demás —huellas encadenadas, XML, firmas, envíos, códigos QR— es trabajo de software, y si tu proveedor hace bien el suyo, no deberías enterarte de que existe.

Lo que sí merece tu atención es elegir con quién lo haces: que tenga su declaración responsable publicada, que no te cobre aparte por cumplir la ley y que te deje llevarte tus facturas el día que quieras irte. Esas tres respuestas dicen más que cualquier folleto.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Para tu caso concreto, consulta con tu gestoría o con un profesional colegiado.