Cómo adaptarte a VeriFactu paso a paso (psicólogos)

Sobre VeriFactu se ha escrito mucho del cuándo y poquísimo del cómo. Y el cuándo, tras el último aplazamiento, es octubre de 2028, la misma fecha para autónomas y sociedades. Lo que casi nadie cuenta es lo que de verdad quiere saber quien tiene una consulta abierta: qué va a cambiar el lunes que esto se active, cuántas cosas tengo que tocar yo y cuántas hace el programa.

Esa es la guía que falta, y es la que vas a leer aquí: el proceso completo de adaptación, paso a paso, contado desde dentro de un software que ya lo tiene construido. Si vienes con dudas sobre fechas y obligaciones, empieza por nuestra guía general de VeriFactu para psicólogos, por los mitos que siguen circulando y por el artículo sobre el aplazamiento a octubre de 2028. Esto es el siguiente capítulo.

Adaptarse a VeriFactu no es aprender un sistema nuevo. Es dedicar diez minutos a dejar cuatro datos en su sitio y que el programa haga el resto sin que cambie tu forma de trabajar.

Qué cambia realmente en tu día a día

El Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de sistemas informáticos de facturación, no regula cómo trabajas tú: regula cómo se comporta tu software. Traducido a la mesa de una consulta, el cambio se resume en tres cosas.

Fuente: Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024, que desarrolla las especificaciones técnicas.

Fíjate en lo que no hay en esa tabla: nada sobre tu IVA, nada sobre tus tarifas, nada sobre cuántas facturas emites. La exención sanitaria del artículo 20.Uno.3º de la Ley 37/1992 sigue exactamente igual. VeriFactu no te mete en el IVA ni te saca de él.

Paso 1: tus datos fiscales y tu provincia

Aquí está el 80 % del trabajo, y es un formulario.

Para emitir un registro de facturación válido hacen falta tus datos completos como emisora: nombre o razón social, NIF, dirección, código postal, ciudad y provincia. Muchas consultas facturan hoy con parte de eso a medias —el código postal sin poner, la provincia escrita a mano de tres maneras distintas— y eso, que hoy no rompe nada, el día del cambio sí bloquea.

En Onera esto se resolverá con un asistente que aparecerá al entrar cuando se acerque la fecha, y que se podrá dejar a medias y retomar. Este es el diseño previsto:

El asistente de preparación tal y como está diseñado hoy. Dos pasos: datos fiscales y certificado. Lo activaremos con tiempo antes de octubre de 2028 y puede cambiar algún detalle.

La provincia no es un dato de relleno: determina qué normativa te aplica. Y esto es lo que peor se explica en todas partes.

Fuente: Concierto Económico con la Comunidad Autónoma del País Vasco y normativa foral de TicketBAI de las tres diputaciones.

Esto no es una preferencia que se elija en un desplegable: si tu domicilio fiscal está en Bilbao, VeriFactu no es una opción para ti, y si un comercial te vende "VeriFactu" sin preguntarte dónde tributas, es que no sabe de lo que habla. Onera lo deriva solo del código postal y la provincia, y avisa cuando el régimen que te toca no es el que tienes configurado.

Paso 2: el certificado digital

Es la pieza que más pereza da y la que menos misterio tiene. El certificado digital es lo que firma el envío a Hacienda en tu nombre; sin él, el programa no puede remitir nada porque no puede acreditar que eres tú.

Se sube una vez, en formato .p12 o .pfx, con su contraseña. En Onera se guarda cifrado con tu clave maestra, igual que las historias clínicas: ni nosotros ni nadie con acceso al servidor puede leerlo. Y como los certificados caducan, el sistema guarda la fecha de caducidad y avisa antes de que se te pase.

Si tributas en territorio foral, este paso directamente no existe para ti: en TicketBAI el certificado lo aporta el proveedor homologado.

Paso 3: las direcciones de tus pacientes

Este es el que se subestima y el que más trabajo da, aunque no corre ninguna prisa.

Un matiz que casi nadie aclara: esto no lo pide VeriFactu. El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6.1.e) ya exige hoy que la factura completa identifique al destinatario con su domicilio, con VeriFactu o sin él. Muchas consultas facturan con el nombre y poco más, y es un hueco que conviene cerrar: dirección y código postal de cada paciente que reciba factura.

No es trabajo de una tarde, pero tampoco hay que hacerlo de golpe. Ve completando la ficha de cada paciente conforme pase por consulta y, con dos años por delante, llegarás al cambio con la lista hecha de sobra.

Así queda el flujo completo de una factura

Con los tres pasos anteriores resueltos, esto es lo que ocurre sin que toques nada. El ejemplo es una sesión normal, de las que llenan una agenda cualquiera:

1. Creas la cita y eliges el servicio. En ese momento se genera el borrador de la factura con el concepto y el importe del servicio, asociada al paciente y al evento.
2. Si cobras online, se prepara automáticamente el enlace de pago de Stripe para esa factura, con antelación a la sesión. Cuando el paciente paga, la factura se marca como pagada sola.
3. Si es un bono, la primera sesión genera la factura por el importe total del bono y las siguientes quedan cubiertas, sin factura nueva.
4. Revisas el borrador cuando te venga bien. Aquí sí puedes cambiar lo que quieras: concepto, importe, fechas, método de pago.
5. Marcas la factura como definitiva. Y aquí es donde pasa todo lo demás.

El listado de facturación: los borradores se han creado solos a partir de las citas, y arriba avisa de las pagadas que quedan por revisar. Fíjate en que los borradores todavía no tienen número de factura.

Al marcarla como definitiva, el programa hace en un par de segundos una secuencia que conviene conocer aunque nunca vayas a verla:

• Toma el siguiente número de tu serie de numeración, sin huecos.
• Calcula la huella (el hash) del registro, encadenándola con la de la factura anterior. Esa cadena es lo que hace que no se pueda colar ni borrar una factura por el medio sin que se note.
• Construye el XML del registro de facturación con el desglose de bases y tipos, lo firma con tu certificado y lo remite a la AEAT.
• Recibe la respuesta y guarda el CSV (el código seguro de verificación) que devuelve Hacienda.
• Genera el PDF definitivo con el código QR de verificación y lo archiva.

Tú ves un mensaje que dice "Factura cerrada y registrada correctamente". Eso es todo lo que tienes que ver.

Cómo queda la factura por fuera

La diferencia visible para tu paciente es un cuadradito negro en la esquina.

La factura definitiva: número, fechas, emisor y receptor completos, el desglose y el QR arriba a la derecha con su leyenda de verificación.

El QR lleva a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, donde cualquiera puede comprobar que esa factura existe y coincide con lo declarado, bajo la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT". Junto a él aparece el resto de lo de siempre: tus datos y los del paciente, los conceptos, la base imponible, el tipo aplicado y el total.

Si tus sesiones están exentas de IVA, la factura sigue saliendo al 0 % con la mención de la exención del artículo 20.Uno.3º. Onera la autocompleta, porque una factura exenta sin la mención legal de la exención está incompleta y es un fallo clásico. Lo contamos en detalle en la guía de cómo facturar sesiones de psicología y en el modelo de factura para psicólogos.

Cuando te equivocas: la rectificativa

Esta es la parte que más asusta y, bien resuelta, es la que menos debería.

A partir del cambio, una factura emitida no se puede editar ni borrar. Si pusiste 60 € donde eran 70, o el concepto está mal, o te equivocaste de paciente, el camino es emitir una factura rectificativa: un documento nuevo, con su propia numeración, que referencia a la original y explica qué se corrige.

El primer paso del asistente de rectificativa. Eliges qué corregir y el resto —motivo, tipo y numeración— viene detrás, en tres pasos más.

En la práctica son tres decisiones guiadas: qué corriges (importe, concepto, fechas o datos del cliente), por qué (el motivo es obligatorio) y si la rectificativa va por sustitución —reemplaza íntegramente a la original— o por diferencias, que solo declara la variación. Onera valida lo obvio antes de dejarte continuar: que haya al menos una corrección real, que no quede en cero, que exista la referencia a la factura original.

Es más rígido que borrar y volver a empezar, sí. También es exactamente el punto de la norma.

Series de numeración: estrenar serie limpia

Un detalle práctico que casi nadie menciona y que ahorra un dolor de cabeza.

El día que entras en el sistema de registro conviene estrenar serie de numeración. No porque la ley te obligue a elegir un formato concreto —puedes numerar como quieras—, sino porque mezclar en una misma serie facturas registradas y no registradas es la manera más fácil de acabar con un histórico confuso delante de una inspección o de tu gestoría.

Por eso, cuando Onera active VeriFactu, lo hará estrenando serie, para que tus facturas registradas no se mezclen con las anteriores. Ya no hay un corte previsto para el 1 de enero de 2027: con la obligación en octubre de 2028, Onera lo tendrá listo antes de esa fecha y te avisaremos con tiempo de cuándo se activa. No tienes que hacer nada ahora.

Lo que deberías exigirle a tu proveedor

Pongamos la parte incómoda encima de la mesa, porque de aquí a 2028 vas a recibir llamadas.

El reglamento no solo obliga a quien factura: obliga a quien fabrica el software a emitir una declaración responsable en la que consta qué sistema es, qué versión, quién lo produce y que cumple el reglamento. Es un documento público y verificable, y es el mejor filtro que tienes.

Pídele a tu proveedor su declaración responsable. Si no la tiene publicada, o si tarda una semana en encontrarla, ya sabes en qué punto de la adaptación está de verdad.

La nuestra está publicada y accesible en onera.es/declaracion-responsable-verifactu, con el nombre del sistema, su versión y la fecha. Los datos que viajan en cada registro de facturación son literalmente los mismos que figuran ahí, porque un sistema que declara una cosa y remite otra es justo lo que se mira cuando alguien mira.

Las otras dos preguntas que merece la pena hacer: qué pasa con tus facturas si te vas (si puedes descargarlas todas, con sus PDF, sin pedir permiso) y cuánto cuesta el módulo, porque algunos proveedores están anunciando la adaptación como un extra de pago. En Onera va incluido, y el histórico se exporta completo en ZIP o Excel, también al correo de tu gestoría, cuando te dé la gana.

Qué no se sabe todavía

Tres honestidades, que en este tema escasean:

• Cómo se va a inspeccionar esto en la práctica. El régimen sancionador existe en la Ley General Tributaria, pero no hay todavía recorrido real de actuaciones sobre consultas pequeñas. Quien te diga cuánto te van a multar se lo está inventando.
• Navarra. Tiene régimen foral propio y su sistema no estaba publicado al cierre de este artículo. Si tributas allí, consúltalo con tu gestoría antes de contratar nada.
• El día exacto, y si habrá otro aplazamiento. La fecha se ha aplazado tres veces: el Real Decreto-ley 15/2025 la llevó a 2027 y la nota informativa de Hacienda del 5 de octubre de 2026 la ha llevado a octubre de 2028. Ese último cambio está anunciado pero aún no publicado formalmente en el BOE, y el día concreto de octubre está por fijar. Prepararse con calma protege de las dos cosas: de que se retrase otra vez y de que no se retrase.

Tu checklist para hoy

Cinco cosas, ninguna urgente, todas fáciles, y puedes ir haciéndolas a tu ritmo:

1. Completa tus datos fiscales, con la provincia bien puesta.
2. Localiza tu certificado digital. Si no lo tienes, no hace falta sacarlo ya: bastará con tenerlo antes de que se active VeriFactu.
3. Empieza a completar la dirección de tus pacientes, uno por uno, según pasen por consulta.
4. Pide a tu proveedor su declaración responsable y pregunta si el módulo tiene coste.
5. Respira. La fecha es octubre de 2028 y esto son diez minutos de trabajo.

VeriFactu es solo una de las cosas que conviene tener resueltas antes de esa fecha. Si quieres ver el resto de tu consulta (agenda, protección de datos, IA), el check-up de la consulta te lo mide en cuatro minutos.

Preguntas frecuentes

¿Qué tengo que hacer yo para adaptarme a VeriFactu?

Tres cosas, y ninguna lleva más de unos minutos: completar tus datos fiscales (nombre, NIF, dirección, código postal, ciudad y provincia), tener tu certificado digital disponible para que el programa pueda firmar el envío en tu nombre, e ir completando la dirección de tus pacientes en sus fichas, porque la factura completa tiene que llevarla. El resto —la huella, el envío, el código QR, la numeración— lo hace el software. Si tu programa te pide algo más que eso, pregunta por qué.

¿Necesito certificado digital para emitir facturas con VeriFactu?

Sí, si tu domicilio fiscal está en territorio común: el certificado es lo que firma el envío del registro de facturación a la Agencia Tributaria en tu nombre. Se sube una vez y el programa lo usa en cada factura. En Álava, Bizkaia y Gipuzkoa no aplica VeriFactu sino TicketBAI, y ahí el certificado lo aporta el proveedor homologado, así que no tienes que subir el tuyo.

¿Cambia algo para mis pacientes?

Prácticamente nada. Su factura seguirá llegando igual y por el mismo canal. Las dos diferencias visibles son que el documento llevará un código QR que permite verificarla, y que aparecerá su dirección completa. Esto último no lo pide VeriFactu: el Reglamento de Facturación ya exige el domicilio del destinatario en la factura completa, aunque muchas consultas no lo rellenan. Hay tiempo de sobra para ir completando direcciones con calma.

¿Y si me equivoco en una factura ya emitida?

Ya no se edita ni se borra: se corrige emitiendo una factura rectificativa, que es un documento nuevo que referencia al anterior. Eso es precisamente lo que persigue el reglamento, que ninguna factura emitida pueda desaparecer sin dejar rastro. Un buen programa te guía en ese proceso: eliges qué quieres corregir (importe, concepto, fechas o datos del cliente), indicas el motivo y genera la rectificativa con su numeración propia.

¿Cuándo activará Onera VeriFactu?

Antes de que sea obligatorio. Tras el aplazamiento anunciado por Hacienda el 5 de octubre de 2026, VeriFactu será obligatorio desde octubre de 2028, igual para autónomos y sociedades, y Onera lo tendrá listo antes de esa fecha. Ya no hay un cambio previsto para el 1 de enero de 2027. No tienes que hacer nada ahora: te avisaremos con tiempo antes de activarlo.

Conclusión

La adaptación a VeriFactu, contada sin ruido, cabe en una frase: rellena tus datos fiscales, sube tu certificado, completa las direcciones de tus pacientes y deja que el programa haga el resto. Todo lo demás —huellas encadenadas, XML, firmas, envíos, códigos QR— es trabajo de software, y si tu proveedor hace bien el suyo, no deberías enterarte de que existe.

Lo que sí merece tu atención es elegir con quién lo haces: que tenga su declaración responsable publicada, que no te cobre aparte por cumplir la ley y que te deje llevarte tus facturas el día que quieras irte. Esas tres respuestas dicen más que cualquier folleto.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Para tu caso concreto, consulta con tu gestoría o con un profesional colegiado.