Si tu software cierra mañana: plan de salida

Nadie contrata un software pensando en el día que deje de existir. Lo eliges, migras a tus pacientes, te acostumbras a él y, con los meses, se convierte en el sitio donde vive toda tu consulta: la agenda, las historias, los consentimientos, las facturas.

Hasta que un día llega un correo: «Hemos tomado la difícil decisión de cerrar el servicio. Tienes 30 días para descargar tus datos.» O peor: un día la web simplemente no carga.

Con la proliferación de apps nuevas para psicólogas, muchas de ellas montadas deprisa por una sola persona con ayuda de la IA (lo contamos en apps para psicólogas hechas con IA), esta pregunta ha dejado de ser teórica. Pero no va solo de apps pequeñas: cualquier empresa puede cerrar, ser comprada, cambiar de rumbo o subir el precio hasta hacerlo inasumible.

Este artículo no va a asustarte. Va de que tengas un plan de salida preparado, igual que tienes un seguro de responsabilidad civil: para no tener que pensar en ello el día que haga falta.

Tu software puede desaparecer. Tu obligación de conservar las historias, no.

Lo que no cambia aunque tu software desaparezca

Cuando un proveedor cierra, tus obligaciones se quedan exactamente donde estaban. Conviene tenerlas claras porque son las que marcan qué tienes que salvar sí o sí.

Fuente: BOE. Muchas gestorías recomiendan conservar la documentación contable seis años por el Código de Comercio. Pregunta a la tuya por tu caso.

Y lo más importante: la responsable de todo eso eres tú, no el proveedor. Él es tu encargado del tratamiento. Si cierra, el problema de cumplir los plazos sigue siendo tuyo.

Lo que la ley obliga a hacer al proveedor (y por qué no basta)

El RGPD lo deja claro: al terminar el servicio, el encargado tiene que suprimir o devolverte todos los datos personales, a tu elección, y borrar las copias que tenga (artículo 28.3.g). Un buen contrato de encargado (DPA) debería concretarlo: con cuánto preaviso, en qué formato y en qué plazo.

Sobre el papel, estás cubierta. En la práctica, hay tres escenarios en los que esa obligación no te sirve de mucho:

1. El cierre desordenado. Una empresa en concurso o una persona que abandona su proyecto puede no tener ni los medios ni las ganas de organizar una devolución ordenada.
2. El formato inservible. «Te devolvemos tus datos» puede significar un volcado de base de datos que solo entiende un programador, o PDFs sueltos sin estructura.
3. El cifrado de extremo a extremo. Si tu proveedor cifra de verdad en tu navegador, no tiene tus claves. Puede devolverte tus datos, pero cifrados e ilegibles. La exportación legible solo la puedes hacer tú, con tu sesión, mientras el servicio funcione.

Ese tercer punto merece una pausa, porque parece una contradicción y no lo es. El cifrado de extremo a extremo es justo lo que protege a tus pacientes de una filtración en el servidor, y es lo que recomendamos. Pero tiene una consecuencia: nadie puede rescatar tus datos por ti. Por eso la exportación periódica no es un extra: es parte de usar bien una herramienta segura.

Con un software que no puede leer tus datos, la copia de seguridad legible solo la puedes hacer tú. Y eso es una buena noticia, siempre que la hagas.

El plan de salida, en tiempo de paz

Lo mejor que puedes hacer por tu yo del futuro es preparar esto ahora, con calma, y no el día que te llegue el correo.

1. Comprueba qué puedes exportar hoy

Entra en tu software y busca la opción de exportar. Pregúntate:

• ¿Lo exporta todo? Pacientes, notas de sesión, historias, consentimientos firmados, informes, archivos adjuntos y facturas. Si solo exporta la lista de pacientes a un Excel, no tienes plan de salida.
• ¿En qué formato? Lo ideal es una combinación: algo que puedas leer tú (PDF, Word) y algo que pueda importar otro software (CSV, JSON).
• ¿Lo puedes hacer tú sola? Si exportar requiere escribir a soporte y esperar, depende de que soporte siga existiendo.

Si la respuesta a alguna es «no», ya sabes cuál es tu primer riesgo. Lo explicamos a fondo en de quién son los datos de tus pacientes.

2. Revisa tu contrato de encargado

Busca en el DPA de tu proveedor la cláusula sobre el fin del servicio. Debería decir:

• Con cuánto preaviso te avisarán si cierran o dan de baja el servicio.
• Cuánto tiempo tendrás para descargar tus datos después.
• En qué formato te los devolverán.
• Que borrarán las copias cuando termine ese plazo, y cómo te lo acreditarán.

Si no hay DPA, o no dice nada de esto, es un problema en sí mismo, cierre o no cierre.

3. Exporta con regularidad

Una vez al trimestre es un buen ritmo para una consulta individual. Ponlo en el calendario como una cita más: primer lunes de enero, abril, julio y octubre.

Y además, exporta siempre que veas alguna de estas señales:

• Una subida de precio fuerte o un cambio de condiciones sin explicación.
• La empresa cambia de dueño, de nombre o la compra otra.
• Soporte tarda cada vez más en contestar o deja de hacerlo.
• Se acumulan fallos, caídas o funciones que dejan de funcionar sin aviso.
• La persona que daba la cara desaparece de redes y de la web.
• Dejan de publicar novedades durante meses.

4. Guarda la copia como si fuera el original

Este es el paso que más se descuida. Una exportación de historias clínicas es un tratamiento de datos de salud y tiene que estar igual de protegida que el original. Una carpeta «Backup pacientes» en el escritorio del portátil sin cifrar es, literalmente, una brecha esperando a ocurrir.

Lo razonable:

• En un soporte cifrado. Un disco externo cifrado (FileVault en Mac, BitLocker en Windows) o un archivo o volumen cifrado con contraseña.
• Con dos copias en sitios distintos. Una en tu despacho y otra en otro lugar seguro. Si se quema el despacho, no quieres perder las dos.
• Con la contraseña en un gestor de contraseñas, no en un pósit pegado al disco.
• Nunca en un Drive personal ni en una carpeta compartida. Te contamos por qué en historias clínicas en Google Drive o Notion.

5. Prueba que la copia se abre

Una copia que no has abierto nunca es una copia en la que confías por fe. Una vez al año, coge la última exportación, ábrela en otro ordenador y comprueba al azar tres o cuatro pacientes: que están las notas, los consentimientos, los adjuntos y las facturas.

6. Déjalo por escrito

Una página, no hace falta más: qué software usas, dónde guardas las exportaciones, cada cuánto las haces, quién más sabe dónde están (si tienes una compañera o alguien de confianza) y cuándo fue la última prueba. Si algún día la AEPD te pregunta cómo garantizas la disponibilidad de los datos, que es parte de la seguridad que exige el artículo 32 del RGPD, tendrás la respuesta en un folio.

El día que llega el aviso: los primeros 30 días

Si tu proveedor anuncia el cierre, no entres en pánico, pero tampoco lo dejes para la última semana.

Días 1 a 3: asegura lo que hay.

• Haz una exportación completa inmediatamente, aunque tengas una reciente.
• Comprueba que se abre y está completa.
• Guárdala cifrada, en dos sitios.
• Descarga también las facturas en PDF, una a una o en bloque, por si la exportación general no las incluye bien.

Días 4 a 15: elige destino.

• Elige el nuevo software con calma. No vale «el primero que encuentre»: estás eligiendo dónde vivirán tus historias los próximos años. Te dejamos 9 señales para saber si es seguro.
• Comprueba qué puede importar el nuevo y en qué formato.

Días 16 a 30: migra y cierra.

• Importa pacientes e historias, y comprueba por muestreo que todo ha llegado.
• Revisa tu información de protección de datos. No necesitas el consentimiento de tus pacientes para cambiar de proveedor, pero sí tienes que informarles de los destinatarios de sus datos (artículo 13.1.e del RGPD). Si el nuevo proveedor cambia algo relevante, por ejemplo el país donde se alojan los datos, actualízala.
• Firma el contrato de encargado con el nuevo proveedor.
• Pide al antiguo que confirme por escrito el borrado de tus datos cuando termine el plazo, como prevé el artículo 28.3.g.
• Guarda la última exportación del software antiguo durante todo el plazo de conservación. Es tu archivo histórico.

Y si la web ya no carga

El peor escenario: un día el software no responde y nadie contesta. Lo que puedes hacer:

1. Busca tu última exportación. Si seguiste el plan, el daño se limita a lo que pasó desde la última copia.
2. Reconstruye lo reciente. Correos de confirmación de citas, facturas enviadas por email, consentimientos que tengas en papel o en PDF, tus propias notas.
3. Valora si hay una brecha. Si no sabes qué ha pasado con los datos (¿han cerrado ordenadamente o alguien se ha quedado con los servidores?), puede ser una violación de seguridad que afecte a la disponibilidad. El RGPD da 72 horas para notificar a la AEPD desde que tienes constancia, cuando hay riesgo para los pacientes (artículo 33). Te explicamos cómo en qué hacer ante una filtración.
4. Documenta todo lo que hagas y cuándo.

Qué NO se sabe

• No hay estadísticas públicas de cuántos programas de gestión para psicólogas han cerrado en España ni de cuántas profesionales perdieron datos por ello. Lo que describimos son escenarios razonables, no una tendencia medida.
• Los plazos de conservación pueden variar según tu comunidad autónoma y tu situación fiscal. Los de la tabla son mínimos estatales.
• Un buen contrato no garantiza un buen cierre. El artículo 28.3.g es una obligación, pero una empresa que desaparece sin medios puede incumplirla. Por eso el plan de salida depende sobre todo de ti.

Cómo lo planteamos en Onera

Sería raro escribir esto sin decir cómo lo hacemos nosotras:

• Puedes exportarlo todo tú misma, cuando quieras, en un archivo ZIP con pacientes, historias, consentimientos, archivos adjuntos y facturas, sin escribir a soporte.
• El contenido clínico está cifrado en tu navegador, así que esa exportación se descifra en tu propio equipo. Nosotras no podríamos hacerla por ti, y es así a propósito. Lo explicamos en cifrado de extremo a extremo.
• El fin del servicio está regulado en nuestro DPA: devolución y borrado, como manda el artículo 28.
• Detrás hay un equipo y una empresa identificada, no una persona sola con un proyecto de fin de semana.

Y aun así, nuestro consejo es el mismo que te daríamos con cualquier otro software: exporta cada trimestre y guarda la copia cifrada. No por desconfianza, sino porque es lo que hace una consulta bien gestionada. Prueba Onera.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico ni fiscal. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta con un profesional de protección de datos, con tu gestoría o con tu colegio profesional.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con las historias clínicas si mi software para psicólogos cierra?

Las historias siguen siendo tu responsabilidad y tienes que conservarlas al menos cinco años desde el alta de cada proceso (artículo 17 de la Ley 41/2002). El RGPD obliga al proveedor, como encargado del tratamiento, a devolverte o suprimir los datos al terminar el servicio, a tu elección (artículo 28.3.g), pero si la empresa desaparece de golpe puede que no llegue a hacerlo. Por eso conviene tener siempre una exportación reciente.

¿Cada cuánto debería exportar los datos de mi consulta?

Una vez al trimestre es un buen ritmo para una consulta individual, y además siempre que haya un cambio importante: subida de precio, cambio de dueño de la empresa, avisos de cierre o un fallo grave. Lo importante es comprobar que la exportación se abre y está completa, no solo descargarla.

¿Dónde guardo una copia de las historias clínicas exportadas?

En un sitio cifrado y bajo tu control: un disco externo cifrado o una carpeta cifrada con contraseña, guardado en un lugar seguro, y una segunda copia en otro sitio. Nunca en una carpeta sin cifrar del escritorio ni en un Drive personal. Esa copia también es un tratamiento de datos de salud y tienes que protegerla igual que el original.

Si mi software cifra de extremo a extremo, ¿me pueden devolver los datos si cierran?

No en claro. Si el cifrado es de verdad de extremo a extremo, el proveedor no tiene la clave y solo puede devolverte datos cifrados. La exportación legible tienes que hacerla tú, con tu sesión abierta, mientras el servicio funcione. Es la otra cara del cifrado fuerte: protege a tus pacientes de todo el mundo, también del proveedor, así que la exportación periódica es todavía más importante.

¿Tengo que avisar a mis pacientes si cambio de software?

No necesitas su consentimiento para cambiar de proveedor, pero sí debes mantener al día la información de protección de datos que les das, porque el RGPD te obliga a informar de los destinatarios o categorías de destinatarios de sus datos (artículo 13.1.e). Si el nuevo proveedor cambia algo relevante, como el país donde se alojan los datos, actualiza el texto.