Despacho y ordenador compartidos: tu privacidad

Alquilas un despacho por horas en un centro con otras tres psicólogas. O trabajas en una clínica donde el ordenador de la recepción lo usa todo el mundo. O pasas consulta dos tardes a la semana en un coworking. Es la forma más habitual de empezar, y muchas veces la única que tiene sentido económico.

El problema es que el secreto profesional no entiende de alquileres por horas. Lo que dice un paciente en sesión, lo que escribes en tu nota y lo que guardas en el cajón tiene que estar igual de protegido en un despacho compartido que en uno propio.

No hace falta convertirse en experta en ciberseguridad. Hacen falta unos hábitos concretos. Esta guía va de eso: lo que puedes hacer hoy mismo, sin gastar dinero y sin pedir permiso a nadie.

La privacidad de una consulta no se rompe con un ataque informático. Casi siempre se rompe con una pantalla a la vista, un papel olvidado o una pared demasiado fina.

Por qué en un espacio compartido el riesgo es otro

En un despacho propio, los riesgos son sobre todo técnicos. En uno compartido aparecen otros mucho más cotidianos:

• Hay más gente cerca: otras profesionales, sus pacientes, recepción, limpieza.
• Los equipos los usan varias personas: el ordenador, la impresora, la wifi.
• Nadie es responsable de todo. Cada una da por hecho que lo de la seguridad ya lo ha pensado otra.

Y, sin embargo, la ley no hace distinciones. El RGPD exige que los datos se traten garantizando su confidencialidad (artículo 5.1.f) y con medidas apropiadas al riesgo (artículo 32). La LOPDGDD añade en su artículo 5 un deber de confidencialidad para todas las personas que intervienen en el tratamiento, que dura incluso cuando termina la relación. Y tu Código Deontológico, en sus artículos 40 y 41, te obliga al secreto de todo lo que conoces por tu trabajo.

1. La pantalla: lo que se ve sin querer

Es el riesgo más infravalorado. Un nombre en la agenda, una nota abierta o un correo de un paciente se leen desde la puerta en dos segundos.

• Orienta la pantalla para que no se vea desde la puerta ni desde la silla del paciente. Parece obvio, pero en muchos despachos el escritorio está colocado de cara a la entrada.
• Bloqueo automático en uno o dos minutos. En Mac, en Ajustes > Pantalla de bloqueo. En Windows, en Configuración > Cuentas > Opciones de inicio de sesión. Y acostúmbrate a bloquear a mano al levantarte: Ctrl+Cmd+Q en Mac, Windows+L en Windows.
• Un filtro de privacidad para la pantalla del portátil cuesta poco y hace que solo se vea de frente.
• Cuidado con las notificaciones. Un WhatsApp de un paciente que aparece en la esquina mientras otra persona mira tu pantalla ya es una revelación. Desactiva las vistas previas en el ordenador y en la pantalla de bloqueo del móvil.

2. El ordenador compartido

Si tienes que usar un equipo que no es tuyo, estas son las reglas mínimas:

• Tu propia cuenta de usuario en el sistema. No una sesión común «Consulta» con la contraseña en un pósit. Si el centro no lo permite, trabaja desde tu portátil.
• Nunca guardes contraseñas en el navegador de un equipo compartido. Cuando te pregunte «¿Guardar contraseña?», di que no siempre. Usa un gestor de contraseñas en tu móvil o en tu equipo.
• Verificación en dos pasos en todo lo que tenga datos de pacientes: tu software, tu correo, tu cuenta de Google.
• Cierra sesión al terminar, no basta con cerrar la pestaña. Y si usas Google Calendar conectado a tu software, comprueba que la conexión es de tu cuenta y no de ese navegador.
• No descargues documentos de pacientes en ese equipo. Si tienes que hacerlo para imprimir, bórralos después y vacía la papelera.
• La ventana privada ayuda, pero no protege de todo. Evita que queden cookies e historial, pero no protege frente a un equipo con programas espía o una extensión maliciosa instalada. En un ordenador del que no sabes quién es responsable, menos es más.

3. Tu propio portátil, también fuera de casa

Si te mueves entre casa, el despacho y el coworking, tu portátil es tu consulta portátil. Trátalo como tal:

• Disco cifrado. FileVault en Mac y BitLocker en Windows vienen incluidos en el sistema. Si te roban el portátil con el disco cifrado, es un susto. Sin cifrar, puede ser una brecha que hay que notificar.
• Contraseña de inicio de sesión de verdad, no 1234.
• Actualizaciones al día. Las del sistema operativo y las del navegador cierran agujeros conocidos.
• No lo dejes desatendido en el coworking mientras vas a por un café. Bloquéalo o llévatelo.
• Ni historias clínicas en el escritorio ni carpetas «Pacientes» sueltas. Si tu software lo guarda todo cifrado, no necesitas copias locales. Te contamos por qué en historias clínicas en Google Drive o Notion.

4. La wifi del centro o del coworking

Aquí hay mucho mito, así que vamos con calma:

• Si tu software usa HTTPS (el candado en la barra del navegador), quien gestiona la wifi no puede leer lo que escribes ni lo que ves. Sí puede saber a qué webs te conectas.
• El riesgo real son las redes abiertas sin contraseña y las redes falsas que copian el nombre de la del centro («Coworking_Free», «Centro-Invitados»). Conéctate solo a la red que te hayan indicado.
• Si dudas, comparte datos desde tu móvil. Para dos horas de consulta es lo más sencillo y te quitas el problema.
• Una VPN no es magia. Puede ser útil en redes poco fiables, pero si tu software ya cifra el contenido clínico en tu navegador, el punto débil no suele ser la red.

5. El papel

Aunque lo tengas todo digital, el papel aparece: el consentimiento que firmó un paciente en mano, un test corregido, notas de una sesión en la que se cayó internet.

• Nada a la vista. Ni encima de la mesa, ni en la bandeja de la impresora, ni en la papelera.
• Nada en cajones sin llave en un despacho que usa otra persona después de ti.
• La impresora compartida es un clásico. Recoge lo que imprimes en el momento. Si la impresora tiene impresión retenida con código, úsala.
• Destruye, no tires. Una trituradora de corte cruzado cuesta poco. Rasgar en cuatro trozos no es destruir.
• Digitaliza y guarda el original con llave. La Ley 41/2002 exige custodiar la historia clínica sea cual sea el soporte (artículo 14), también la de papel. Lo ideal es que en el despacho compartido no se quede ningún papel clínico.

6. Lo que se oye

Es el punto más propio de nuestra profesión y el que menos se menciona en las guías de protección de datos. Que un paciente oiga la sesión anterior desde la sala de espera es una vulneración de la confidencialidad, aunque sea involuntaria.

• Haz la prueba. Pide a una compañera que hable con voz normal dentro del despacho y escucha desde la sala de espera y el pasillo. Te vas a llevar alguna sorpresa.
• Ruido blanco en la puerta. Un pequeño generador de ruido fuera del despacho tapa mucho más de lo que parece.
• Espacia las citas para que un paciente no se cruce con el siguiente, sobre todo si la sala de espera es pequeña o si se conocen (pasa más de lo que crees en ciudades pequeñas).
• Cuidado con las llamadas. Llamar a un paciente para cambiar una cita desde el pasillo del centro, diciendo su nombre y su motivo, es un descuido muy habitual.
• En online desde un espacio compartido, auriculares siempre y una sala cerrada. Tu paciente tiene derecho a que nadie más escuche su sesión.

7. Las compañeras: confianza no es acceso

Compartir despacho crea confianza y, con ella, cierta relajación: «mira a ver si viene mi paciente de las seis», «apúntale tú la cita», «coge el informe de mi carpeta».

La ley es clara: solo pueden acceder a la historia clínica los profesionales que intervienen en el diagnóstico o el tratamiento del paciente (artículo 16 de la Ley 41/2002). Compartir despacho no da acceso.

• Nunca compartas tu contraseña, ni con la compañera de más confianza. Si tiene que cubrirte, que tenga su propio acceso, limitado a lo necesario.
• Recepción ve la agenda, no las notas. Si en el centro hay alguien que gestiona citas, debería ver lo justo para hacerlo: nombre, hora y teléfono. Nunca el contenido clínico.
• En una clínica, el acceso debe ir por paciente. Cada profesional debería ver solo a los pacientes en cuya atención participa. Lo contamos con más detalle en seguridad de datos de pacientes.

Checklist para tu próximo día en el despacho

Fuente: elaboración propia a partir del RGPD (art. 5.1.f y 32), la LOPDGDD (art. 5) y la Ley 41/2002 (art. 14 y 16). INCIBE tiene guías gratuitas de ciberseguridad para pequeñas empresas y autónomos.

Qué NO se sabe

• No hay una norma específica para despachos compartidos. Ni el RGPD ni la Ley 41/2002 hablan de alquileres por horas o de coworkings. Lo que contamos es la aplicación práctica de los principios generales de confidencialidad, seguridad y acceso.
• No hay datos públicos de cuántas incidencias de confidencialidad se producen en consultas compartidas. Muchas, como un paciente que oye la sesión anterior, ni siquiera llegan a registrarse.
• Cada centro es distinto. Si el centro donde alquilas es un centro sanitario autorizado, puede tener sus propias normas y medidas. Pregunta cuáles son y quién es responsable de qué.

Lo que pone de su parte el software

Hay cosas que solo dependen de tus hábitos, y otras en las que tu herramienta ayuda o estorba. En Onera:

• El contenido clínico se cifra en tu navegador. Si alguien accede al servidor, no puede leer tus notas. Lo explicamos en cifrado de extremo a extremo.
• No necesitas copias locales. No hay razón para tener carpetas de pacientes en el escritorio de un ordenador compartido.
• La conexión con Google Calendar es de tu cuenta, no del navegador, para que en un equipo compartido no se crucen los datos de dos profesionales.
• En modo clínica, cada profesional trabaja con los pacientes de su equipo, y recepción puede gestionar la agenda sin entrar en las historias.

Pero ningún software cierra la puerta del despacho por ti ni baja la voz en el pasillo. La mitad de la privacidad de tu consulta son tus hábitos. La otra mitad, que tu herramienta no te ponga las cosas difíciles. Prueba Onera.

Este artículo es información general y no constituye asesoramiento jurídico. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta con un profesional de protección de datos o con tu colegio profesional.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar el ordenador compartido del centro para ver historias clínicas?

Puedes, pero con cuidado: usa una cuenta de usuario propia en el sistema, no guardes la contraseña en el navegador, cierra sesión al terminar y no descargues documentos de pacientes en ese equipo. Si el centro no permite cuentas separadas, lo más seguro es trabajar desde tu propio portátil con el disco cifrado.

¿Es seguro conectarme a la wifi del centro o de un coworking?

Si la aplicación usa HTTPS, quien gestiona la wifi no puede leer el contenido de lo que envías, aunque sí puede ver a qué webs te conectas. El riesgo real está en las redes abiertas sin contraseña o falsas que imitan el nombre de la del centro. Para datos clínicos, lo más prudente es usar la red compartiendo datos desde tu móvil o una red de confianza.

¿Qué hago con los papeles de los pacientes si comparto despacho?

No dejes nada a la vista ni en cajones sin llave. Lo ideal es no tener papel clínico en un despacho compartido: digitaliza lo que necesites conservar y guarda el original en un armario con llave al que solo accedas tú. La Ley 41/2002 exige custodiar la historia clínica en cualquier soporte, también en papel.

¿Otra psicóloga del centro puede ver las historias de mis pacientes?

Solo si interviene en su atención. El artículo 16 de la Ley 41/2002 limita el acceso a la historia clínica a los profesionales que realizan el diagnóstico o el tratamiento del paciente, y la LOPDGDD impone un deber de confidencialidad a todas las personas que tratan datos. Compartir despacho no da acceso a las historias de las demás.

¿Qué pasa si un paciente escucha la sesión anterior desde la sala de espera?

Es una vulneración de la confidencialidad, aunque sea involuntaria. El secreto profesional incluye proteger lo que se dice en sesión de terceros. Si el despacho no está bien insonorizado, usa un generador de ruido blanco en la puerta, separa la sala de espera o espacia las citas para que los pacientes no coincidan.